Stap 5

Besluitvorming routekaart

Stel, samen met alle stakeholders, de routekaart voor meerdere jaren vast. Zorg dat deze routekaart leidt tot een uitvoeringsprogramma met noodzakelijke investeringen. Leg in het uitvoeringsprogramma concrete projecten en activiteiten voor de korte termijn (bv. 1 jaar) vast. Leg vast op welk moment besluiten genomen moeten worden over investeringen in collectieve projecten en over middelen om het transitieproces voor de lange termijn te blijven organiseren en aanjagen.

 

Uit de ontwerpfase worden meerdere bouwstenen opgeleverd voor een integrale routekaart. Zoals interventie strategieën om gebouweigenaren te verbinden en in beweging te krijgen, specifiek aanbod en routekaarten voor bewoners en eigenaren en businesscases en plannen voor vernieuwde infrastructuur. In deze fase worden de bouwstenen samengevoegd tot een integrale routekaart waarin een strategie voor korte, middellange en lange termijn wordt uitgewerkt, met soms meerdere schaalniveaus. In deze fase ligt de focus op de besluitvorming, waarbij de regiegroep de definitieve aanpak voor de wijk in een routekaart vaststelt. Dat vraagt om specifieke aandacht voor het format van de routekaart, die moet worden voorgelegd aan bestuurders en directeuren. Daarbij is het in deze fase van belang te kijken naar de impact en uitstraling bovenwijks, bijvoorbeeld richting andere wijken en gemeenten in de regio en naar de manier waarop adaptief management kan worden georganiseerd bij de verdere uitvoering van maatregelen volgens de routekaart.

Format routekaart

Routekaarten zijn een onmisbaar instrument om op wijkniveau overzicht te houden over alle maatregelen, processen en benodigde besluiten in de tijd. Maak eventueel meerdere routekaarten op verschillende (bestuurlijke) niveaus en met verschillende detailniveaus. Gebruik de routekaart(en) om de gezamenlijke ambities op korte en langere termijn scherp te houden en de besluitvorming te ondersteunen.

De routekaart zoals hier bedoeld is geen enkelvoudige planning met maatregelen. Het is een strategisch document waarbij meerdere planningen, voornemens, strategieën, businesscases en concrete maatregelen (projecten) met elkaar worden verbonden. Daarmee wordt de weg naar een energieneutrale en/of aardgasvrije wijk verhelderd en stuurbaar. De routekaart dient om binnen de regiegroep, bij de belangrijkste ‘eigenaren’ van de energietransitie, commitment te realiseren en vast te leggen. Daarbij horen ook afspraken over concrete investeringen, bijdragen aan het vervolgproces en afspraken over het faciliteren van de routekaart. Een routekaart moet daarom ook presentabel zijn zodat deze kan worden gecommuniceerd.

Op dit moment zijn er binnen Smart Energy Cities nog geen complete routekaarten ontwikkeld en geproduceerd en heeft de bijbehorende integrale besluitvorming nog niet plaatsgevonden. Wel zijn voorbeelden beschikbaar van manieren waarop een routekaart kan worden gepresenteerd. De tekening die aan de start door de toenmalige wethouder van Hilversum is gemaakt, is een mooi voorbeeld van een illustratie voor een routekaart.

Routekaart Hilversum

Daarnaast is binnen het innovatieprogramma ‘Gebieden Energieneutraal’ een routekaart gemaakt voor de wijk Kerschoten. Het is een voorbeeld om met behulp van een reisgids, een poster en een toelichting inzichtelijk te maken welke maatregelen en activiteiten in de tijd moeten worden gedaan om te komen tot een energieneutrale of aardgasvrije wijk. Een ander inspirerend voorbeeld is gemaakt in Leiden.

Integraal onderdeel van de routekaart is het borgen van het bestuurlijke mandaat en organisatorische capaciteiten (mensen & middelen) voor de uitvoering van de routekaart. Daarom is het ook van belang dat voor de nieuwe fase van uitvoering bekeken wordt of er aanleiding is de sturing van het proces te wijzigen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat alle maatregelen de verantwoordelijkheid worden van de individuele organisaties die hiervoor aan de lat staan. Maar het kan ook effectief zijn gezamenlijk budget vrij te maken voor een uitvoeringsprogramma, bijvoorbeeld als het gaat om interventies richting bewoners, communicatie en de procesvoering op de uitvoering. In de meeste gevallen zal het ook in de volgende fase van uitvoering van maatregelen ook nog nodig zijn flexibel in te spelen op nieuw beleid, nieuwe projecten en innovaties te verbinden en te monitoren of de doelen inderdaad worden gehaald. Meer over adaptief management vindt u hier.

De regiegroep draagt er zorg voor dat de concept routekaart binnen de eigen organisatie of achterban op akkoord kan rekenen. De routekaart wordt ondertekend en feestelijk gevierd.

Impact en uitstraling buiten de wijk

Bekijk de wijk in de bredere context van de stad en/of regio. Onderzoek hoe de impact en uitstraling van de verschillende gekozen maatregelen en strategieën voor de wijk kunnen bijdragen aan de bredere transitieopgave (of daarmee juist botsen). Dit onderzoek kan bijdragen aan de besluitvorming over de routekaart voor de wijk.

 

De plaats van de wijk in een groter systeem van gemeente, regio, provincie en het gehele land heeft invloed op de gebeurtenissen en mogelijkheden in de wijk. Dit betekent dat de routekaart meerdere lagen heeft. In de routekaart kunnen belangrijke kantelpunten in bijvoorbeeld provinciaal en nationaal beleid worden opgenomen. Op regionaal niveau vindt steeds vaker samenwerking plaats en naar verwachting worden ook Regionale Energie en Klimaat Strategieën opgesteld (REKS). In het Interbestuurlijk Programma van februari 2018 lees u hier meer over. De keuzes die daarin worden gemaakt kunnen ook gevolgen hebben voor de warmte-opties voor wijken en vice versa. Ook al zijn deze strategieën nog niet uitgewerkt, het is goed om tijdens het maken van de routekaart verbinding te zoeken dan wel mee te nemen dat regionale keuzes op termijn invloed kunnen hebben op maatregelen in de wijk. Tenslotte is het gemeentelijk niveau erg belangrijk: Voor welk moment staat de verduurzaming van andere wijken gepland in de tijd? Kunnen projecten, maatregelen of sociaal maatschappelijke interventies gezamenlijk worden gedaan of afgestemd? Is het mogelijk geleerde lessen snel uit te wisselen en is er ruimte voor synergie?

Adaptief management

Het nieuwe, onzekere en langdurige energietransitie traject vraagt om adaptief management. Gebruik de routekaart als basis en leg de kantelpunten vast die vragen om nieuwe besluiten. Volg ontwikkelingen en veranderende omstandigheden die invloed kunnen hebben op de besluitvorming of uitvoering.

 

Transities zijn grote, ingrijpende maatschappelijke veranderingen die ontstaan onder invloed van elkaar versterkende technologische, economische en sociaal-maatschappelijke factoren. Deze complexe omstandigheden vragen om adaptief management. De transitie in de wijk kan niet volledig vooraf lineair worden vastgelegd in een strakke planning, omdat de omstandigheden kunnen veranderen (Bijvoorbeeld de beschikbare technieken, de wensen van bewoners of het beleid op lokaal, regionaal of nationaal niveau). Dit betekent dat de routekaart zelf een veranderlijk document is. Het is van belang om de routekaart regelmatig te agenderen op de vergaderingen van de regiegroep of stuurgroep om deze up to date te houden.

Adaptief management betekent ook dat er slim wordt omgegaan met nieuwe kansen en lopende onzekerheden, door ze op tijd te signaleren en zorgvuldig te wegen. Vooral rondom een thema als de energietransitie is er veel in beweging. De weging van nieuwe ontwikkelingen kan leiden tot een andere koers. Naast de ontwikkelingen in de techniek is het ook belangrijk om in adaptief management aandacht te hebben voor het samenspel tussen stakeholders in het publiek-private netwerk. Binnen dit netwerk kunnen de kansen worden gepakt die ontstaan in deze energieke samenleving van burgers, bedrijven, overheden en onderzoekers. Ook is adaptief sturen de kunst van slim kiezen. Kiezen met de gedroomde toekomst voor ogen. Voor ingrepen en activiteiten die het verschil maken, waar stakeholders warm voor lopen en die robuust zijn; zowel technisch, financieel als sociaal. Een ander belangrijk onderdeel van adaptief sturen is dat het verstandig kan zijn om activiteiten of ingrepen uit te stellen als het besluit of de uitvoering nog even kan wachten. Dit geeft tijd en ruimte, enerzijds om zekerheden te verkrijgen, anderzijds om nieuwe kansen en initiatieven te verbinden en zo samen meer te bereiken.